امروزه در مراودات کاری معمول ترین روش به منظور بر قراری ارتباط بین همکاران از طریق رد و بدل ایمیل صورت می گیرد. با این حال این بدین معنا نیست که عمر جلسات کاری سرآمده است. در واقع در صورتی که بخواهید درباره مسائل مهم به سرعت و به طرز مقرون به صرفه ای به توافق برسید، جلسات کاری از اهمیت فوق العاده ای برخوردار می شوند. متأسفانه در صورتی که برای اداره جلسه برنامه ریزی دقیق نداشته باشید و یا اینکه در اداره و رهبری جلسه عملکرد ضعیفی داشته باشبد، جلسات مفید نخواهند بود و برگزاری جلسه به منزله اتلاف بیهوده وقت است. اگر می خواهید بدانید که چگونه می توان جلسه ای را به طرز موفقیت آمیزی اداره کرد باید برای یادگیری روش های اداره موفقیت آمیز جلسه به اندازه کافی وقت بگذارید.
به منظور برگزاری جلسه تاریخ دقیقی را تعیین کنید. برای تعیین تاریخ برگزاری جلسه هرگز از اوقات فراغت و بیکاری کارکنان و یا ساعت های غیر کاری استفاده نکنید، مگر در موارد ضروری و غیر قابل اجتناب. در صورتی که کارکنان برای شرکت در جلسه مجبور باشند برخی از برنامه های شخصی خود را کنسل کنند، در این صورت ممکن است از تمام توان و دانش خود به منظور پیش برد جلسه و دست یابی به توافقات مفید استفاده نکنند. به منظور برگزای جلسه تاریخ و ساعتی را تعیین کنید که در خلال ساعت کاری کارمندان باشد و حتماً چند روز قبل از برگزاری جلسه تاریخ و ساعت آن را به کارکنان ابلاغ نمایید.
مدت زمان مشخصی را برای برگزاری جلسه تعیین کنید. جلساتی که برگزار می کنید باید در ساعت معینی آغاز شوند و در ساعت معینی به پایان برسند و نباید از مرزهای تعیین شده در این زمینه عبور کنید. جلسه را طبق زمان بندی تعیین شده برگزار کنید. هنگامی که برای برگزاری جلسه برنامه ریزی می کنید، زمان به عنوان مهم ترین عامل در نظر گرفته می شود زیرا سایر جزئیات مربوط به جلسه بر اساس مدت زمان تعیین شده برنامه ریزی می شوند.
آیا به منظور برگزاری جلسه هدف مشخصی در سر دارید؟ سعی کنید پاسخ قابل توجهی برای این پرسش داشته باشید. در جلساتی که هدف معینی نداشته باشند موارد گوناگون و اغلب نامربوطی مطرح می شود که باعث ایجاد گیجی و خستگی در شرکت کنندگان در جلسه می گردد. در صورتی که به منظور برگزاری جلسه هدف معینی در نظر ندارید بهتر است به کارکنان اعلام کنید که شرکت در جلسه اجباری نیست و یا به طور کلی جلسه را کنسل کنید زیرا برگزاری چنین جلسه ای کاملاً غیر ضروری است.
در طول جلسه تمرکز خود را به نکات مثبتی که در آن مطرح می شوند اختصاص دهید. در صورتی می توانید یک جلسه گروهی خوب داشته باشید که در مقابل عموم درباره نکات مثبت مطرح شده در جلسه صحبت کنید و انتقادات وارده به جلسه را در بازدیدهای خصوصی بیان کنید. طرح نقد به صورت عمومی باعث می شود مشکلاتی در میان کارکنان ایجاد شود. از این رو در طول جلسه درباره نکات مثبت صحبت کنید و نکات منفی را برای جلسات خصوصی و فرد به فرد نگهدارید.
از تحت فشار قرار دادن شرکت کنندگان در جلسه خودداری کنید. اغلب در جلسات گروهی اعضاء گروه با یکدیگر به بحث و تبادل نظر می پردازند به این منظور که بر سر موضوع خاصی به توافق برسند و تصمیم گیری کنند. با این حال شما به عنوان رهبر گروه باید از انجام این کار خودداری کنید زیرا تأثیر بدی بر روی سایرین می گذارد. در صورتی که اعضاء گروه را بیش از حد تحت فشار بگذارید، باعث ایجاد ناهماهنگی و هرج و مرج در میان آنها می شوید.
بین مسائل کاری و مسائل شخصی تمایز قائل شوید. این مطلب غیر معمول و عجیبی نیست که همکاران با یکدیگر روابط دوستانه داشته باشند اما این روابط دوستانه و ارتباطات نزدیک در طول جلسه باید موقتاً کنار گذاشته شوند. سوگیری و رفتار بر اساس روابط دوستانه باعث می شود یکپارچگی و میزان درستی و صداقت جلسه زیر سوال برود و همچنین میزان همراهی و همدلی گروهی نیز از بین می رود.
به یاد داشته باشید که شما رهبر گروه هستید، اما لزوماً نباید رهبری دیکتاتور و زورگو باشید. به منظور دست یابی به موفقیت بلند مدت در طی جلسات گوناگون باید به گونه ای عمل کنید که اعضاء گروه در زمان مناسب صحبت کنند و مشارکت مفیدی با سایرین داشته باشند. اگر همیشه نظریات و پیشنهادات اعضاء گروه را رد کنید از نظر آنها شرکت در جلسات و ایراد نظر و پیشنهاد کاری عبث و بیهوده خواهد بود. به اعضاء گروه خود به منظور ارائه پیشنهاد به اندازه کافی وقت بدهید و تمام تلاش خود را به کار بگیرید تا نظریات و پیشنهادات آنها را مد نظر قرار داده و به مرحله اجرا درآورید.
منبع : محمد هلاکوئی
به نقل از : وبسایت دقیقه و سایت بهین مشاوران
تاریخ درج مطلب: 1393/10/11
